Privacyverklaring
Welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen en hoe lang wij ze bewaren. Voor bezoekers van de site, voor klanten en voor de leads van makelaarskantoren.
1. Wie verantwoordelijk is
Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die LeadFollow zelf verwerkt: van bezoekers van lead-follow.nl, van mensen die contact met ons opnemen, en van de gebruikers van het dashboard op app.lead-follow.nl. Voor die gegevens is LeadFollow verwerkingsverantwoordelijke. LeadFollow is gevestigd in Nederland en bereikbaar via info@lead-follow.nl; ons KvK-nummer staat op onze facturen.
Bent u een lead van een makelaar? Heeft u een aanvraag gedaan bij een makelaarskantoor dat LeadFollow gebruikt, en bent u daarom gebeld of gemaild? Dan is dat kantoor verantwoordelijk voor uw gegevens en verwerken wij ze alleen in opdracht van dat kantoor. Vragen over uw gegevens, of het verzoek om niet meer benaderd te worden, kunt u aan het kantoor stellen; u kunt ze ook aan ons mailen, dan sturen wij ze door. Zie hieronder wat er dan precies gebeurt.
2. De website
Op lead-follow.nl gebruiken wij geen analytische of marketingcookies en geen trackers. Er is één functionele cookie: lf_via. Die wordt alleen gezet als u de site opent via een aanbrenglink van een ander kantoor (een adres met ?via=), bevat alleen die code, en blijft 90 dagen bewaard. Zo weet het dashboard bij een aanmelding welk kantoor u heeft aangebracht. Verder ontvangt onze hostingpartij Vercel bij elk bezoek de gebruikelijke technische gegevens (IP-adres, browser, opgevraagde pagina) om de site te kunnen tonen en te beveiligen; die worden kort bewaard in logboeken.
De lettertypen op de site hosten wij zelf; er gaan geen verzoeken naar Google Fonts.
3. Aanmelden en uw account
Meldt u uw kantoor aan, dan verwerken wij: de naam van uw kantoor, uw naam, uw e-mailadres, uw mobiele nummer, de instellingen die u kiest voor uw AI-assistent en het tijdstip van aanmelding. Nodigt u collega's uit, dan verwerken wij hun naam en e-mailadres en, als zij dat invullen, hun mobiele nummer.
Daarmee doen wij het volgende:
- Uw omgeving aanmaken en laten werken (uitvoering van de overeenkomst): inloggen, meldingen sturen over nieuwe leads per e-mail en WhatsApp, facturen sturen.
- Het welkomstbelletje (uitvoering van de overeenkomst, u vraagt er zelf om bij het aanmelden): direct na uw aanmelding belt onze eigen AI-assistent u op het mobiele nummer dat u opgaf. Uw aanmelding wordt daarvoor een lead in ons eigen LeadFollow-dashboard. Dat gesprek wordt opgenomen en uitgeschreven om het samen te vatten, precies zoals de assistent dat straks voor uw leads doet.
- Betalingen (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht): uw betaalgegevens voert u in bij Stripe. Wij zien en bewaren nooit uw volledige kaart- of rekeningnummer, alleen een verwijzing en de status van de betaling. Facturen bewaren wij zeven jaar voor de Belastingdienst.
- Contact en support (gerechtvaardigd belang): e-mails en gesprekken met ons bewaren wij zolang dat nodig is om u te helpen.
- Beveiliging en misbruik voorkomen (gerechtvaardigd belang): inlogpogingen, sessies en aanmeldingen worden gelogd, met IP-adres, en aantallen per adres worden beperkt.
- Berichten over LeadFollow (gerechtvaardigd belang): als klant krijgt u van ons e-mail over uw omgeving, uw abonnement en belangrijke wijzigingen. Nieuwsbrieven sturen wij niet zonder uw toestemming.
4. Leads van makelaarskantoren
Het grootste deel van de gegevens in LeadFollow zijn leads: aanvragen van mensen aan een makelaarskantoor, met hun naam, telefoonnummer, e-mailadres, het adres of de woning waar het om gaat, hun bericht, de gesprekken en berichten met de AI-assistent en het kantoor, de samenvattingen daarvan en de status van de opvolging.
Voor die gegevens is het makelaarskantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij gebruiken ze uitsluitend om LeadFollow voor dat kantoor te laten werken, nooit voor eigen doelen en nooit om ze aan anderen te verkopen. De afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst, waaronder de leveranciers die wij inzetten en hoe lang gegevens bewaard blijven.
Belt of schrijft de AI-assistent u namens een kantoor, dan zegt hij altijd dat hij een AI-assistent is. Wilt u niet meer gebeld of gemaild worden, zeg of schrijf dat dan; het kantoor en de assistent houden daar rekening mee.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens. Wij delen ze alleen met leveranciers die ze voor ons verwerken, elk onder een verwerkersovereenkomst, en alleen voor zover nodig:
| Partij | Waarvoor | Waar de gegevens staan |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting van de website en het dashboard | EU (Frankfurt) voor de applicatie; wereldwijd netwerk voor statische bestanden |
| Supabase | Database van het dashboard (leads, logboek, instellingen, accounts) | EU (Frankfurt) |
| Resend | Versturen en ontvangen van e-mail (meldingen, inloglinks, leads per e-mail) | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Stripe | Betalingen, facturen en betaalgegevens; wij zien nooit uw volledige kaart- of rekeningnummer | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Vapi | Telefonie van de AI-assistent: het opzetten van het gesprek | VS; EU-modelcontracten |
| Deepgram | Spraakherkenning tijdens het gesprek | VS; EU-modelcontracten |
| ElevenLabs | De stem van de AI-assistent | VS; EU-modelcontracten |
| OpenAI | Taalmodel dat het gesprek voert en de samenvatting schrijft | VS; EU-modelcontracten; gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen |
| Meta (WhatsApp Business) | WhatsApp-berichten naar leads en meldingen aan uw team | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Google Workspace | Onze eigen zakelijke e-mail en agenda | EU en VS; EU-modelcontracten |
Leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte werken onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (EU-modelcontracten) en, waar van toepassing, onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wij kiezen waar mogelijk voor opslag binnen de EU: de database en de applicatie staan in Frankfurt.
Verder delen wij gegevens alleen als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld op verzoek van een bevoegde autoriteit.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Accountgegevens: zolang uw omgeving bestaat. Na het einde van het abonnement verwijderen wij de omgeving uiterlijk binnen twaalf maanden, en eerder als u daarom vraagt; de eerste 30 dagen kunt u nog exporteren.
- Het welkomstbelletje en uw aanmelding als lead bij ons: zolang wij contact met u hebben over LeadFollow, en uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact.
- Facturen en betaalgegevens: zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
- Inloglinks: 15 minuten; welkomstlinks 7 dagen. Sessies verlopen na 30 dagen zonder gebruik.
- Technische logboeken: maximaal 30 dagen.
- De cookie lf_via: 90 dagen.
7. Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Gegevens staan versleuteld opgeslagen bij onze hostingpartijen. Wachtwoorden bewaren wij alleen als hash. Toegang tot uw omgeving vereist een wachtwoord of een inloglink die per e-mail wordt verstuurd en na één keer gebruiken vervalt. Binnen LeadFollow hebben alleen de mensen die het echt nodig hebben toegang tot productiegegevens, en alleen om u te helpen.
8. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, om bezwaar te maken tegen een verwerking, om een verwerking te laten beperken en om uw gegevens overgedragen te krijgen. Klanten kunnen de meeste gegevens zelf inzien en aanpassen in het dashboard en hun leads exporteren als CSV. Voor het overige mailt u info@lead-follow.nl; wij reageren binnen een maand.
Gaat het om gegevens die wij als verwerker voor een makelaarskantoor verwerken, dan sturen wij uw verzoek door naar dat kantoor en helpen wij het kantoor om het af te handelen.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als LeadFollow verandert of als de wet dat vraagt. De actuele versie staat altijd op lead-follow.nl/privacy, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dat klanten per e-mail weten.